Zeitersparnis bei der Terminplanung mit Hilfe von Doodle

Doodle wurde von einer Schweizer Firma entwickelt. Auf der Startseite wirbt Doodle damit, dass mit Hilfe seiner Nutzung eine Terminplanung 2* schneller funktioniert.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Doodle gratis ist und keine Registrierung erfordert.

Wie funktioniert Doodle?

Klicken Sie zunächst auf den Button „Einen Termin finden„.

Abbildung 1: Startfenster zur Terminfindung

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier wird zunächst eingegeben worum es in dem anstehenden Termin geht und es kann auch gleich eine Angabe über den Veranstaltungsort gemacht werden. Der Terminanlass kann näher beschrieben werden. Als letztes müssen der Name und die eigene E-Mail Adresse eingegeben werden.

Abbildung 2: Terminbeschreibung

In einem Kalender können die verschiedenen Termine festgelegt werden.

Abbildung 3: Terminierungsauswahl mir Hilfe des Kalenders

Im nächsten Schritt können zu den ausgewählten Terminen verschiedene Uhrzeiten angegeben werden.

Abbildung 4: Festlegung der Uhrzeit

Zum Abschluss kann ausgewählt werden, ob man die Einladung selber versenden möchte, oder ob Doodle das übernehmen soll. Ich bevorzuge das selber versenden, da ich damit sicherstelle, dass der Empfänger die Einladung zur Terminfindung nicht als Werbung ansieht.

Abbildung 5: Konfiguration der Einladungsversendung

In diesem Fall erhalte ich von Doodle eine E-Mail, in der sich zwei verschiedene Links befinden.

Abbildung 6: Mitteilung der notwendigen Links bezüglich der erstellten Umfrage

Den ersten Link benötige ich für die zu versendende Einladungsmail. Der zweite Link dient zur Verwaltung der Umfrage. Die Abbildung 7 zeigt die erstellte Umfrage. Die Teilnehmer können sich hier eintragen.

Abbildung 7: Auszufüllende Umfrage

Die Erstellung dieses Formulars benötigt nur wenige Minuten. Als günstig erweist sich in der Einladungsmail eine Zeitspanne vorzugeben, in der die eingeladenen Personen die Umfrage ausfüllen sollen.

Abbildung 8: Ausgefüllte Terminierung

Bei jeder Eintragung versendet Doodle automatisch eine E-Mail an den Ersteller der Umfrage.

Abbildung 9: Umfrageverwaltungsfenster

Abbildung 10: Anzeige des beliebtesten Termin

Der beliebteste Termin ist Freitag 17.01.2014 in der Zeit von 18:00-19:00 Uhr. Klickt man jetzt auf „Speichern“ wird die Umfrage geschlossen.

Abbildung 11: Geschlossene Umfrage

Mit Hilfe des Buttons „Informieren per E-Mail“ wird eine E-Mail vorbereitet, die dann den eingeladenen Teilnehmern zugesandt werden kann.

Abbildung 12: Von Doodle erstellte E-Mail

Es lohnt sich meiner Erfahrungen nach, diesen Weg einer Terminfindung zu nutzen. Gerade bei größeren Teilnehmergruppen lässt sich auf diese Weise massiv Zeit sparen einen gemeinsamen Termin zu finden.

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